Giới thiệu
Như bạn đã biết, cuộc sống ngày càng bận rộn, và việc quản lý hóa đơn cũng cần phải thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn. Hãy tưởng tượng bạn đang ở giữa một ngày làm việc bận rộn, khách hàng cần hóa đơn ngay lập tức, nhưng bạn không có máy tính bên cạnh. Đừng lo lắng! Xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại không chỉ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính hợp lệ và tiết kiệm chi phí.
>> Mời bạn xem thêm:
Hướng dẫn sử dụng máy tính tiền để xuất hóa đơn điện tử theo quy định mới 2025
Máy tính tiền cầm tay: Giải pháp gọn nhẹ cho bán hàng di động
Máy thanh toán tiền đa năng, tích hợp in hóa đơn, quét mã và kết nối QR
Lợi ích của việc xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại
- Tiết kiệm thời gian: Bạn có thể lập, ký số, gửi hóa đơn cho khách hàng chỉ trong vài phút ngay trên điện thoại, không cần một chiếc máy tính cồng kềnh.
- Tối ưu chi phí: Không cần đầu tư máy in hóa đơn, giấy mực… Các phần mềm đều hỗ trợ miễn phí cài đặt và có gói phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.
- Quản lý thuận tiện: Theo dõi, quản lý, tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
- Hạn chế sai sót: Một số ứng dụng cho phép gửi hóa đơn nháp để kiểm tra trước khi phát hành, từ đó giảm rủi ro sai lệch.
Các bước xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại
1. Chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp
Có nhiều phần mềm xuất hóa đơn điện tử dễ sử dụng trên điện thoại mà chúng ta có thể tham khảo như:
- Sổ Bán Hàng
- E-invoice
- Fast e-Invoice
- MobiFone Invoice
- MISA meInvoice
- EasyInvoice
2. Tải và cài đặt ứng dụng
Bạn có thể tải ứng dụng từ CH Play (Android) hoặc App Store (iOS) với tên phần mềm đã chọn:
- Đảm bảo tải đúng ứng dụng để bảo mật thông tin tài khoản.
- Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký với nhà cung cấp.
3. Lập và xuất hóa đơn điện tử
Mỗi phần mềm có giao diện hơi khác nhau, nhưng quy trình cơ bản thường như sau:
- Bước 1: Truy cập mục “Hóa đơn”, chọn chức năng “Lập hóa đơn”.
- Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin hóa đơn (tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, hàng hóa/dịch vụ…).
- Bước 3: Kiểm tra lại dữ liệu hóa đơn và gửi bản nháp cho bên mua kiểm tra.
- Bước 4: Nhấn “Xuất hóa đơn”, ký số hóa đơn.
- Bước 5: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email, Zalo, SMS, hoặc chia sẻ link hóa đơn.
4. Quản lý và tra cứu hóa đơn
Bạn có thể theo dõi tình trạng hóa đơn đã phát hành, hóa đơn chờ xác thực… trực tiếp trên ứng dụng điện thoại. Điều này giúp bạn dễ dàng tra cứu và xuất báo cáo khi cần thiết.
Yêu cầu pháp lý để hóa đơn điện tử hợp lệ
- Phần mềm phải được chấp thuận kết nối bởi Tổng cục Thuế.
- Chữ ký số phải hợp lệ và trong thời hạn sử dụng.
- Thông tin hóa đơn phải đủ và đúng theo quy định của pháp luật.
Lưu ý giúp tiết kiệm chi phí
- Lựa chọn phần mềm với chính sách giá linh hoạt. Nhiều nhà cung cấp có gói miễn phí dùng thử.
- Tránh đầu tư thêm thiết bị không cần thiết. Phần mềm có thể hoạt động tốt trên điện thoại cá nhân.
- Chủ động kiểm tra, gửi hóa đơn nháp trước khi phát hành.
Bảng so sánh các phần mềm phổ biến xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại
| Phần mềm | Hỗ trợ nền tảng | Chức năng nổi bật | Giá tham khảo |
|---|---|---|---|
| Sổ Bán Hàng | Android/iOS | Lập hoá đơn nhanh chóng, gửi hóa đơn đến khách hàng linh hoạt và hoá đơn xuất ra được kết nối trực tiếp Cơ quan thuế | Trên 100.000 VND/ tháng |
| Fast e-Invoice | Android/iOS | Phát hành, điều chỉnh | Linh hoạt |
| MobiFone Invoice | Android/iOS | Giao diện dễ dùng | Theo hợp đồng |
| MISA meInvoice | Android/iOS | Kết nối máy tính tiền | Theo gói |
| EasyInvoice | Android/iOS | Hỗ trợ đầy đủ chức năng | Đa dạng |
Tổng kết
Như đã thấy, xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại giúp chúng ta nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hợp lệ. Nếu bạn lựa chọn đúng phần mềm và thực hiện đủ các bước, điều này chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Hãy nhớ chọn phần mềm như Sổ Bán Hàng mà chúng ta đã nhắc đến, để tối ưu hóa chi phí và giảm rủi ro sai sót trong việc phát hành hóa đơn.
>>Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
