Giới thiệu
Chúng ta thường nghe đến chuyện một số cửa hàng khi xuất hóa đơn điện tử đã gặp phải rắc rối lớn, chỉ vì vài lỗi nhỏ như sai tên công ty hay mã số thuế. Những tình huống này không chỉ mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng. Vậy, làm thế nào để tránh tình cảnh này? Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn chúng ta quy trình lập và xuất hóa đơn điện tử một cách chuẩn xác nhất.
>> Mời bạn xem thêm:
Cách xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn chỉ trong 3 bước
Xuất hóa đơn điện tử trên smartphone: Giải pháp tiện lợi cho mọi doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử: Chọn app phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ
Quy trình lập và xuất hóa đơn điện tử cơ bản
1. Chuẩn bị phần mềm hóa đơn điện tử
Trước hết, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà cửa hàng đang sử dụng. Ví dụ như Sổ Bán Hàng, VIN-HOADON hay MeInvoice. Việc này giúp chúng ta có được giao diện làm việc thân thiện và dễ dàng hơn.
2. Tạo hóa đơn mới
Khi đã vào phần mềm, bạn tìm mục Hóa đơn và chọn Lập mới hóa đơn. Tùy vào loại hình kinh doanh, bạn sẽ chọn mẫu hóa đơn cần xuất, chẳng hạn như cho sản phẩm bán hàng hoặc dịch vụ.
3. Nhập thông tin hóa đơn
Điền đầy đủ và chính xác các thông tin như: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất và thành tiền. Việc này vô cùng quan trọng, vì bất kỳ sai sót nào sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ và phải chỉnh sửa.
4. Kiểm tra và gửi bản nháp cho khách hàng (nếu cần)
Sau khi lưu tạm hóa đơn, chúng ta có thể gửi bản nháp cho khách hàng kiểm tra trước khi phát hành chính thức. Điều này giúp tránh khỏi những sai sót không đáng có.
5. Ký số và xuất hóa đơn
Sau khi kiểm tra nội dung hóa đơn một lần nữa, bạn hãy ký số và phát hành hóa đơn. Lưu ý rằng cần có USB Token chứa chữ ký số để ký hóa đơn. Sau khi phát hành, phần mềm sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn tới cơ quan thuế.
6. Gửi hóa đơn cho khách hàng
Khi đã được cấp mã xác thực từ cơ quan thuế, bạn có thể gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email hoặc các phương thức phù hợp khác.
Lưu ý để tránh các sai sót khi xuất hóa đơn điện tử
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành, đặc biệt là tên công ty và mã số thuế.
- Xem trước hóa đơn trên phần mềm bằng chức năng Xem trước để đảm bảo mọi thông tin chính xác.
- Chỉ ký và phát hành khi đã chắc chắn chính xác.
Xử lý khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử
Nếu phát hiện sai sót trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, bạn có thể hủy hóa đơn cũ và lưu trữ nó để phục vụ kiểm tra sau này. Trong trường hợp hóa đơn đã gửi và đã được kê khai thuế, hãy lập văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua trước khi có những điều chỉnh cần thiết.
Các lỗi phổ biến cần tránh
- Sai thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ và mã số thuế.
- Sai số lượng, đơn giá, tổng tiền và thuế suất.
- Ngày tháng và số thứ tự hóa đơn chưa chính xác.
- Quên ký số hoặc sử dụng chữ ký số hết hạn.
Kết luận
Tóm lại, khi xuất hóa đơn điện tử, mỗi bước đều cần sự chú ý cẩn thận từ chúng ta. Hãy tận dụng chức năng Xem trước và luôn hỏi lại khách hàng khi cần thiết.
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Call-to-action
Đừng ngại tìm hiểu thêm về Sổ Bán Hàng để có được sự hỗ trợ tốt nhất cho việc xuất hóa đơn điện tử của bạn nhé!
