Chắc hẳn bạn đã từng lo lắng về việc xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn pháp luật? Hay bạn có cảm thấy khó khăn khi tìm hiểu các thủ tục cần thiết để tuân thủ quy định của Thông tư 78? Đừng lo, vì hôm nay maytinhtien.vn sẽ chia sẻ với bạn một cách dễ hiểu và chi tiết nhất về quy trình này, giúp bạn tự tin hơn khi áp dụng vào thực tế cho doanh nghiệp của mình.
Mời bạn xem thêm:
Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Giải đáp quy định mới nhất 2025
Giải pháp hóa đơn điện tử trên smartphone: Xuất hóa đơn mọi lúc, đúng chuẩn
Nguyên tắc cơ bản khi lập hóa đơn điện tử
Khi lập hóa đơn điện tử, điều đầu tiên mình muốn nhấn mạnh là bạn phải đảm bảo hóa đơn của mình chứa đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định. Việc này không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn giúp hóa đơn của bạn có giá trị pháp lý. Hãy nhớ rằng, mỗi hóa đơn điện tử đều phải đầy đủ thông tin như: thông tin người mua hàng, thông tin người bán, ký hiệu mẫu số hóa đơn, và thông tin hàng hóa.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử
Để dễ hiểu hơn, chúng ta sẽ đi từng bước cụ thể nhé!
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử
Chúng ta sẽ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đã đăng ký, chẳng hạn như Sổ Bán Hàng, để đăng nhập và bắt đầu quá trình lập hóa đơn. Rất đơn giản, chỉ cần làm theo hướng dẫn trên phần mềm.
Bước 2: Lập hóa đơn mới
Sau khi đăng nhập, bạn vào mục “Hóa đơn” và chọn “Lập hóa đơn mới”. Hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị thông tin cần thiết để điền vào hóa đơn mới.
Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn
Tại đây, bạn sẽ cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
- Thông tin người mua hàng/dịch vụ
- Thông tin người bán
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn điện tử
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ
- Giá trị hàng hóa và thuế GTGT
Bước 4: Lưu tạm và gửi hóa đơn nháp
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, bạn có thể chọn “Lưu tạm”. Quá trình kiểm tra thông tin với khách hàng là rất quan trọng. Hãy gửi hóa đơn nháp cho họ qua email để họ có thể kiểm tra trước khi phát hành chính thức.
Bước 5: Phát hành hóa đơn
Khi bạn đã chắc chắn với thông tin, hãy phát hành hóa đơn. Có hai cách để thực hiện:
- Cách 1: Xuất từ danh sách hóa đơn đã lập – Tìm hóa đơn cần xuất trong danh sách và nhấn “Phát hành”.
- Cách 2: Xuất trực tiếp – Chọn chức năng “In chuyển đổi”, điền thông tin và xuất hóa đơn ngay lập tức.
Lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử
- Đảm bảo thông tin chính xác: Check lại các thông tin trước khi phát hành.
- Chữ ký số: Sử dụng chữ ký số hợp lệ để xác thực hóa đơn.
- Thanh toán qua ngân hàng: Hãy thực hiện thanh toán qua ngân hàng cho tính minh bạch.
- Lưu trữ hóa đơn: Đảm bảo lưu trữ hóa đơn đúng quy định.
- Xem trước nội dung: Nghĩ đến việc xem trước nội dung hóa đơn bằng cách nhấn vào biểu tượng hình mắt.
Như vậy, việc xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí. Hãy nhớ tham khảo các thông tin cập nhật từ Thông tư 78 nhé!
Kết luận
Hôm nay, mình đã cùng bạn đi qua toàn bộ quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn. Hãy luôn kiểm tra thông tin thật kỹ và sử dụng phần mềm như Sổ Bán Hàng để đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru.
Nếu bạn còn gặp khó khăn hay có thắc mắc nào khác, đừng ngần ngại nhé! Hãy tìm hiểu thêm về Sổ Bán Hàng tại đây để khám phá những tính năng hữu ích dành cho doanh nghiệp của bạn.
>>Mời bạn xem thêm:
Thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Cách xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại nhanh chóng và tiết kiệm
Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử trên di động: Tiện lợi, đúng chuẩn, tiết kiệm chi phí
Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại – Không cần máy tính, không cần phức tạp
App hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp nhỏ: Lựa chọn nào hợp lệ và chi phí thấp?
