1. Định dạng và vai trò của file hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử thường có hai định dạng chính: XML và PDF. Định dạng XML là định dạng chuẩn để kiểm tra tính hợp lệ, trong khi PDF được dùng để xem và in ấn.
>> Mời bạn xem thêm:
Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử khi in và các trường hợp được phép in
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng một cách dễ dàng
Hóa đơn đỏ là gì? Hiểu rõ về hóa đơn giấy và điện tử
2. Quy trình in hóa đơn điện tử đúng quy định
Cách 1: In trực tiếp từ phần mềm hóa đơn điện tử
- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Bước 2: Truy cập danh mục quản lý hóa đơn, tìm hóa đơn cần in.
- Bước 3: Chọn chức năng “in chuyển đổi” hoặc “in hóa đơn”.
- Bước 4: Xác nhận thông tin trước khi in và nhấn lệnh “in”.
Cách 2: In hóa đơn điện tử định dạng XML qua website hỗ trợ
- Bước 1: Truy cập website kiểm tra hóa đơn điện tử.
- Bước 2: Tải file XML cần in lên hệ thống.
- Bước 3: Xác nhận mã kiểm tra và kiểm tra nội dung hóa đơn.
- Bước 4: Nhấn lệnh in hóa đơn.
Cách 3: In từ file PDF
Nhiều hệ thống cho phép xuất hóa đơn từ file XML sang PDF. Việc in file PDF không chỉ đảm bảo trình bày đầy đủ mà còn theo quy định hiện hành.
3. Lưu ý khi in hóa đơn điện tử đúng quy định kế toán
- Ghi rõ dòng “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” trên hóa đơn giấy.
- Đảm bảo hóa đơn điện tử được in ra đúng nội dung dữ liệu gốc.
- Cần lưu trữ bản điện tử song song với bản in giấy.
4. Một số tình huống thực tế
Đối với hóa đơn mua vào, quá trình tải và in có thể khác nhau tùy phần mềm. Việc đảm bảo đúng quy trình giúp tránh lỗi trong việc lưu trữ và đối chiếu.
Tóm lại
Việc in hóa đơn điện tử đúng định dạng là một bước quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ quy định kế toán.
Chúng tôi đã thực hiện nhiều lần với phần mềm Sổ Bán Hàng, giúp việc theo dõi và in hóa đơn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết!
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
