Trong thế giới công việc bận rộn ngày nay, việc quản lý hóa đơn điện tử một cách hợp lệ trở nên cực kỳ quan trọng. Có bao giờ bạn cảm thấy lo lắng về tính hợp lệ của hóa đơn mà mình nhận được? Chúng tôi ở đây để giúp bạn!
Việc kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ không chỉ giúp bạn tránh những rắc rối về thuế mà còn bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp của bạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước cần thiết để làm điều đó.
>> Mời bạn xem thêm:
Tổng quan và lợi ích của hóa đơn điện tử VNPT
Hướng dẫn quản lý hóa đơn điện tử VNPT hiệu quả và dễ dàng
Hóa đơn điện tử VNPT: Giải pháp thông minh cho doanh nghiệp
1. Kiểm tra thông tin cơ bản trên hóa đơn
Đầu tiên, chúng ta cần chú ý đến các thông tin cơ bản trên hóa đơn điện tử theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Để bảo đảm rằng hóa đơn hợp lệ, hãy kiểm tra những mục sau:
- Tên, mã số thuế, địa chỉ bên bán và mua.
- Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
- Danh mục hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; số lượng; tổng tiền; thuế suất và tiền thuế.
- Chữ ký số của người bán.
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
2. Kiểm tra tính xác thực trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế
Đây là bước quan trọng để kiểm tra hóa đơn có được phát hành hợp pháp hay không:
- Truy cập Cổng thông tin Tổng cục Thuế.
- Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”.
- Nhập các thông tin: mã số thuế người bán, số hóa đơn, mã tra cứu nếu có.
- Xác nhận CAPTCHA và nhấn “Tra cứu”.
3. Kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số hợp lệ của bên bán:
- Chữ ký số phải đúng của tổ chức phát hành hóa đơn.
- Chữ ký số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp tại Việt Nam.
4. Kiểm tra định dạng file hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử thường được lưu dưới dạng file XML. Bạn có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc các công cụ trực tuyến để kiểm tra nội dung và tính toàn vẹn của tệp hóa đơn.
5. Kiểm tra mã của cơ quan thuế (nếu có)
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, bạn cần kiểm tra mã này và xác thực trên cổng thông tin của cơ quan thuế.
6. Một số lưu ý khác
- Đảm bảo hóa đơn đúng thời điểm phát hành, không bị trùng, không bị hủy hoặc thay thế.
- Hóa đơn phải đáp ứng yêu cầu về mặt pháp lý để được khấu trừ và hạch toán chi phí hợp pháp.
Tổng kết các bước kiểm tra
| Bước kiểm tra | Nội dung thực hiện |
|---|---|
| Kiểm tra nội dung bắt buộc | Đối chiếu thông tin trên hóa đơn với quy định pháp luật. |
| Tra cứu hợp lệ trên Cổng Thuế | Nhập thông tin để tra cứu trên website hoadondientu.gdt.gov.vn. |
| Kiểm tra chữ ký số | Đảm bảo hóa đơn có chữ ký số hợp lệ. |
| Định dạng và mã hóa đơn | Kiểm tra file XML, xác minh mã cơ quan thuế nếu có. |
Trích dẫn quy định pháp luật
Hóa đơn điện tử được quy định và hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Kết luận: Việc kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ là điều cần thiết để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp của chúng ta. Thực hiện đầy đủ các bước này giúp phòng tránh rủi ro về thuế.
Cuối cùng, hãy luôn nhớ rằng phần mềm Sổ Bán Hàng không chỉ giúp bạn tạo hóa đơn điện tử dễ dàng mà còn hỗ trợ bạn trong việc quản lý và kiểm tra hóa đơn một cách hiệu quả.
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
