Giới thiệu
Chắc chắn rằng bạn đã từng gặp tình huống khi nhận một hóa đơn điện tử và băn khoăn không biết nó có hợp lệ không? Ai cũng muốn đảm bảo rằng giao dịch của mình luôn an toàn và minh bạch. Việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là cần thiết để bảo vệ bạn và doanh nghiệp của mình. Trong bài viết này, chúng mình sẽ cùng nhau khám phá 3 cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn điện tử dễ dàng và chính xác nhất.
>> Mời bạn xem thêm:
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn FPT đơn giản, hiệu quả
Tổng quan về mẫu hóa đơn điện tử chuẩn theo Thông tư 78
Hướng dẫn chọn phần mềm hóa đơn điện tử theo đúng Thông tư 78
1. Kiểm tra trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Việc đầu tiên và có lẽ là phổ biến nhất chính là kiểm tra trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Đây là cách nhanh chóng và chính xác mà bạn có thể thực hiện:
- Truy cập vào trang web: hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Điền đầy đủ thông tin như mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, tổng tiền, mã CAPTCHA.
- Nhấn “Tra cứu” và kiểm tra kết quả. Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin với trạng thái “Đã cấp mã hóa đơn”. Nếu không, bạn sẽ nhận được thông báo rằng “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp”.
2. Kiểm tra trên phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp
Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ của những nhà cung cấp hóa đơn điện tử như VNPT hay EasyInvoice, bạn hoàn toàn có thể kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn ngay trên phần mềm của họ:
- Đăng nhập vào hệ thống quản trị hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.
- Nhập các thông tin hóa đơn mà bạn có như mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, tổng tiền, mã xác nhận.
- Nhấn tìm kiếm/tra cứu. Hệ thống sẽ trả về trạng thái “Đã cấp mã” nếu hóa đơn hợp lệ hoặc hiển thị lỗi nếu không hợp lệ.
Điều này rất thuận tiện vì bạn không cần phải rời khỏi ứng dụng mà vẫn có thể kiểm tra được mọi thứ.
3. Kiểm tra thông tin cơ bản và chữ ký số trên hóa đơn
Trước khi sử dụng hóa đơn, hãy kiểm tra kỹ các thông tin cơ bản để đảm bảo rằng mọi thứ đều chính xác. Bạn cần xem xét các nội dung bắt buộc như:
- Thông tin doanh nghiệp phát hành (tên, mã số thuế, địa chỉ).
- Số hóa đơn, ngày lập.
- Danh mục hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, tổng tiền, thuế suất, và tiền thuế.
- Chữ ký số của bên bán.
- Mã xác thực từ cơ quan Thuế đối với hóa đơn có mã.
Tổng hợp quy trình kiểm tra hợp lệ hóa đơn điện tử
| Cách kiểm tra | Địa chỉ/Phần mềm | Ưu điểm |
|---|---|---|
| Trên cổng thông tin Thuế | hoadondientu.gdt.gov.vn | Chính xác, nhanh chóng |
| Phần mềm của nhà cung cấp HĐĐT | Sổ Bán Hàng E- Invoice, EasyInvoice, VNPT Invoice | Đơn giản, thuận tiện, xuất HĐĐT chỉ cần 1 cú chạm. |
| Thông tin & chữ ký số trên HĐĐT | Trực tiếp trên hóa đơn điện tử | Phát hiện sớm sai sót, giả mạo |
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử
- Nếu thông tin trên hệ thống tra cứu trùng khớp hoàn toàn với hóa đơn bạn nhận được, hóa đơn được xem là hợp lệ.
- Nếu thiếu thông tin hoặc không khớp, bạn cần kiểm tra lại nguồn phát hành.
- Nên thực hiện ngay khi nhận hóa đơn để phát hiện các rủi ro kịp thời.
Kết luận
Việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là rất quan trọng và hoàn toàn có thể thực hiện một cách dễ dàng bằng các cách đã nêu. Hãy luôn tỉ mỉ và cẩn thận trong việc này để bảo vệ cho chính mình và doanh nghiệp của bạn.
Gợi ý từ chúng mình
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, hãy thử sử dụng Sổ Bán Hàng. Phần mềm sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý hóa đơn của mình một cách chuyên nghiệp, quản lý khách hàng hiệu quả hơn.
