Giới thiệu
Trong thế giới kinh doanh hiện đại, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã không còn xa lạ. Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc tại một cửa hàng và mỗi ngày nhận hàng trăm giao dịch. Việc quản lý hóa đơn giấy tờ thật sự sẽ rất khó khăn và dễ gây nhầm lẫn. Đó là lý do tại sao Thông tư 78/2021/TT-BTC ra đời, giúp chúng ta có một khung pháp lý rõ ràng về hóa đơn điện tử.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá các mẫu hóa đơn điện tử chuẩn được quy định theo Thông tư 78, cũng như cách sử dụng đúng mẫu để tránh những rắc rối không cần thiết khi làm việc với cơ quan thuế.
>> Mời bạn xem thêm:
Hướng Dẫn Lập Mẫu Hóa Đơn GTGT Đúng Chuẩn Năm 2025
Cách áp dụng Thông tư 78 vào quy trình lập và quản lý hóa đơn điện tử
hộ kinh doanh: Bạn đã chuẩn bị chưa?
Các mẫu hóa đơn điện tử chuẩn theo Thông tư 78
Theo Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 78, có 7 mẫu hóa đơn điện tử tham khảo chính, phù hợp với từng loại giao dịch.
| Số mẫu | Tên mẫu hóa đơn |
|---|---|
| 1 | Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia |
| 2 | Hóa đơn bán tài sản công |
| 3 | Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (cho tổ chức, doanh nghiệp đặc thù) |
| 4 | Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (cho tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ) |
| 5 | Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử |
| 6 | Hóa đơn giá trị gia tăng do Cục Thuế phát hành |
| 7 | Hóa đơn bán hàng do Cục Thuế phát hành |
Các mẫu trên chỉ là khung tham khảo; đơn vị phát hành hóa đơn có thể điều chỉnh một số nội dung theo đặc thù hoạt động, nhưng phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức bắt buộc theo quy định pháp luật.
Cấu trúc & nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Như đã đề cập trong Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nội dung tối thiểu cần có trên hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn
- Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế
- Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có)
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có)
- Tổng tiền thanh toán
- Chữ ký điện tử của người bán, người mua (nếu có)
- Mã của cơ quan thuế (với hóa đơn có mã)
- Thời điểm lập hóa đơn
Danh sách này giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc quản lý và bảo đảm chính xác thông tin trong hóa đơn. Đặc biệt, với phần mềm Sổ Bán Hàng, việc tạo và quản lý hóa đơn điện tử sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Định dạng hóa đơn điện tử chuẩn
Đối với định dạng hóa đơn điện tử, Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ rằng:
- Định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử thống nhất là XML (eXtensible Markup Language).
- Định dạng này bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và thuận tiện chia sẻ, lưu trữ cũng như kiểm tra.
- Tệp hóa đơn điện tử có thể đính kèm tài liệu (hợp đồng, phiếu xuất kho…) hoặc các trường thông tin bổ sung.
- Hóa đơn lưu hành phải đảm bảo khả năng đọc, tra cứu trên hệ thống của doanh nghiệp và cơ quan thuế.
Một số lưu ý khi sử dụng mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
- Không cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp không còn phải thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế, thay vào đó là kết nối dữ liệu điện tử trực tiếp với Tổng cục Thuế.
- Cần lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp: Doanh nghiệp cần căn cứ đúng đối tượng, loại hình giao dịch để chọn mẫu hóa đơn điện tử phù hợp, tránh việc sử dụng sai mẫu gây vi phạm quy định.
- Tên, mã số thuế, logo, thương hiệu: Được phép thể hiện logo, hình ảnh thương hiệu trên hóa đơn nhưng không được làm sai lệch các nội dung bắt buộc.
- Đảm bảo chữ ký số hợp lệ: Đơn vị phát hành hóa đơn phải bảo đảm chữ ký số hợp lệ, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu khi lưu trữ, truyền nhận hóa đơn điện tử.
Tóm tắt
Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định rõ các mẫu hóa đơn điện tử chuẩn cho nhiều loại giao dịch, yêu cầu định dạng dữ liệu XML và những nội dung bắt buộc cần có. Doanh nghiệp cần chọn đúng mẫu hóa đơn, cung cấp đủ thông tin và tuân thủ định dạng để hoạt động hiệu quả hơn.
